Online woondossier voor gemak en tijdsbesparing
‘Dankzij het online woondossier heb ik meer tijd voor persoonlijk contact’
Het online woondossier wordt steeds meer gemeengoed onder makelaars. In het privéwoonportaal staat alle informatie die klanten nodig hebben over de ver- en aankoop van een woning. Maar er is meer mee mogelijk – en makelaar Tristan Jacobs is daar zeer enthousiast over.
Tristan Jacobs, vestigingsmanager van Brantjes Makelaars in Heemskerk, was er vlot bij toen Realworks Move.nl introduceerde. ‘Ik zag meteen de voordelen daarvan, omdat het al onderdeel is van ons CRM-pakket. Veel handelingen gaan daardoor automatisch.’
Voor iedere aan- en verkoopklant en ook bezichtigers maakt hij in Move een account aan voor een online woondossier. ‘Het is eigenlijk een privéportal, waarin ik alle informatie laad die voor de klant van belang is.’
Voor verkopers zijn dat bijvoorbeeld alle media en teksten over de woning, formulieren als de NVM-vragenlijst, A-en-B-lijst en roerendezakenlijst, maar ook plattegronden, kadastrale kaart, eigendomsbewijs, VVE-stukken, bezichtigingen, agenda-afspraken, biedingen, de conceptkoopovereenkomst en de getekende koopovereenkomst. Voor kopers zijn alleen de media, kadastrale kaart en plattegronden zichtbaar.
Een veilig, persoonlijk woonportaal
Het woondossier is volgens Jacobs eigenlijk een online klantdossier of, zoals hij het omschrijft, een persoonlijk woonportaal. Het bevat alle klanthandelingen op het gebied van bekijken, kopen en verkopen van woningen. ‘Klanten die hebben bezichtigd, zien bijvoorbeeld alle informatie over de huizen die zij gezien hebben, zodat ze kunnen vergelijken. Gaan ze hun eigen huis verkopen, dan komt ook dat hele proces erin te staan.’
Veilig is het ook, zegt Jacobs. ‘Alleen de klant zelf heeft toegang via een eigen wachtwoord. ‘Wij, maar ook andere bij Move.nl aangesloten makelaars, kunnen wel relevante gegevens in het dossier uploaden, maar we kunnen niet in iemands persoonlijke portaal kijken.’
Transparantie over de biedingen
Omdat alle gegevens toch al op één plek staan, gebruikt Brantjes Makelaars het online woondossier ook als tool voor online biedingen via Move. De biedingen worden in Move geregistreerd, maar zijn niet zichtbaar voor de biedende partijen. Bieders kunnen wel het biedlogboek opvragen nadat een woning definitief verkocht is. ‘Aan verkopers kunnen we de biedingen wel meteen vrijgeven. Al gaat onze voorkeur ernaar uit om dit persoonlijk met de verkopers te bespreken, want de hoogste bieder is niet altijd de beste koper.’
Gemak, veiligheid en tijdsbesparing
Bij Brantjes Makelaars is het online woondossier onderdeel van het fullservicepakket dat zij aan klanten bieden. ‘Het is overzichtelijk en transparant en dat past bij onze dienstverlening,’ vindt Jacobs. Hij merkt dat klanten het prettig vinden om al hun informatie op één plek te hebben in een eigen portaal. Dat alleen zijzelf hier toegang tot hebben met een wachtwoord, geeft een veilig gevoel.
Voor het kantoor zelf heeft het woondossier ook veel voordelen. Jacobs: ‘We werken volledig papierloos, veel administratieve zaken gaan automatisch en zijn door de klant online in te vullen. Het scheelt ons veel heen en weer mailen en het vermindert de kans dat gevoelige gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen. De tijd die we hiermee besparen, gebruiken we voor het persoonlijke contact met onze klanten, want dat is toch de corebusiness van ons vak.’
Uitdaging voor ouderen
Jacobs realiseert zich dat zo’n online manier van werken niet voor iedereen even toegankelijk is, bijvoorbeeld voor oudere klanten. ‘Lukt het hen niet, dan helpen we hen natuurlijk op de ouderwetse manier. Soms ga ik langs om klanten te helpen met het invullen en bekijken van informatie in Move. Dat hoort bij onze dienstverlening. En soms word ik aangenaam verrast, zoals door een 83-jarige verkoper, die alles zelf in de computer invulde en de informatie printte op zijn kleine 3D-printer.’
Ben je NVM makelaar en werk je met een online woondossier?
Toon de voordelen die jouw kantoor hiermee biedt via een Podiumplaats-advertentie. Vertel me meer >
